Política de Doações e Patrocínios

1 OBJETIVO

Este procedimento tem como objetivo estabelecer diretrizes para a gestão dos processos relativos à concessão de doações e patrocínios.

 

1.1 Abrangência

Este documento aplica-se às unidades de negócio da AMAGGI no Brasil.

 

1.2 Alterações realizadas

– Alteração na redação para melhor entendimento.

– Fluxo de atendimento do processo de D&P.

– Atualização da definição de patrocínio

– Atualização da definição de doação

– Acrescentado o item “Princípios Básicos para Doação e Patrocínio”.

 

2 DEFINIÇÕES, TERMINOLOGIA E SIGLAS

Para efeitos deste documento, sobre o assunto na empresa, conceitua-se por:

Patrocínio: Qualquer contribuição (financeira ou não) a terceiros, em troca de algum tipo de benefício (contrapartida) que agregue valor ao posicionamento da AMAGGI. Contrapartidas podem ser, por exemplo, a exposição da marca, inserção de material promocional na pasta dos participantes de um evento, cessão de um espaço para receber clientes, entre outros.

Doação: Qualquer contribuição (financeira ou não) a terceiros, quando não há em troca um benefício (contrapartida). Podem ser por exemplo projetos culturais, sociais, ambientais ou esportivos sem contrapartida.

Investimento Social Privado: É o uso voluntário planejado de recursos privados em projetos de interesse público. Na AMAGGI, os investimentos sociais privados são realizados, não somente, mas preferencialmente, pela Fundação André e Lucia Maggi, por meio de seus programas e projetos.

Proposta: É o documento apresentado pelo interessado à AMAGGI, contendo informações para avaliação da adequação, de concessão de patrocínio ou doação, à política de doações e patrocínios, avaliação de relevância e impacto da proposta e interesse da AMAGGI à mesma. A proposta deve ser entregue com todos os itens determinados pela AMAGGI, inclusive projeto, quando necessário.

Ativo Imobilizado: São os bens tangíveis detidos para uso na produção ou fornecimento de mercadorias e/ou serviços, para aluguel a outros, ou para fins administrativos e que se espera que sejam usados durante mais do que um período. (Fonte: CPC 27 Ativo Imobilizado).

 

3 PRINCÍPIOS BÁSICOS PARA DOAÇÃO E PATROCÍNIO

É dever de todos cumprir os princípios básicos na abordagem de Doações e Patrocínios. São eles:

▪ Nenhum benefício pode ser concedido para obter vantagem indevida;

▪ A legislação vigente precisa ser totalmente atendida;

▪ A Doação de recursos a partidos políticos, campanhas políticas e/ou candidatos a cargos políticos, com recursos da empresa, é proibida, conforme legislação em vigor;

▪ Não pode gerar nenhuma percepção negativa que venha afetar a imagem da empresa ou dos administradores e colaboradores;

▪ Devem ser contabilizados adequadamente e representar fielmente a realidade.

Doações ou Patrocínios direta ou indiretamente, ao Poder Público, somente deverão ser realizados se estiverem em linha com os fins e propósitos sociais, ambientais, educacionais e humanitários, de acordo com as diretrizes da AMAGGI, incluindo, mas não se limitando:

➔ Promoção do bem-estar da comunidade;

➔ Desenvolvimento social, educacional e da proteção do meio ambiente; e/ou

➔ Contribuição para o desenvolvimento de comunidades, cidades e regiões, preferencialmente em locais onde a AMAGGI possui operações.

Observação: Propostas de patrocínio ou doações advindas de instituições religiosas podem ser beneficiadas ou patrocinadas, desde que sejam por meio de projetos estruturados de cunho cultural, social, saúde, educação, ambiental, esportivo ou outros. É vedado o apoio que seja vinculado a festividades religiosas ou de cunho especificamente religioso.

 

3.1 Não serão admitidas propostas de patrocínios ou doações feitas por:

Solicitantes que não desfrutem de idoneidade fiscal e creditícia.

 

4. SELEÇÃO DAS PROPOSTAS DE PATROCÍNIO OU DOAÇÃO

As propostas devem ser avaliadas com base em critérios técnicos que contemplem, entre outros aspectos, a credibilidade e capacidade gerencial do solicitante, a adequação, os resultados previstos e o alinhamento ao conceito de doação e patrocínio da AMAGGI.

 

4.1 Solicitação de Doação

Todas as solicitações de Doação devem ser registradas no sistema interno da AMAGGI (com exceção para intercompany que seguem procedimento contábil) e aprovadas pelo Diretor da área solicitante;

A área de Investimento Social irá analisar o mérito da doação, podendo aprovar ou reprovar o fluxo. Se aprovar, será enviado para departamento de Compliance;

O departamento de Compliance irá analisar a conformidade do beneficiário/destinatário de acordo com procedimento interno de Due Diligence de Integridade. Se aprovado, o processo será finalizado. Se reprovado e o solicitante assim desejar, será encaminhado para outro diretor analisar e aprovar ou não o processo como um todo.

 

4.2 Solicitação de Patrocínio

Todas as solicitações de Patrocínio devem ser registradas no sistema interno da AMAGGI e aprovadas pelo Diretor da área solicitante;

A área Comunicação Corporativa irá analisar o mérito do patrocínio, podendo aprovar ou reprovar o fluxo. Se aprovar, será enviado para departamento de Compliance;

O departamento de Compliance irá analisar a conformidade do beneficiário/destinatário de acordo com procedimento interno de Due Diligence de Integridade. Se aprovado, o processo será finalizado. Se reprovado e o solicitante assim desejar, será encaminhado para outro diretor analisar e aprovar ou não o processo como um todo.

 

5 CONCESSÃO DE PATROCÍNIO COM OU SEM INCENTIVOS

A área de Comunicação Corporativa deve orientar as áreas internas interessadas em patrocinar projetos de pessoas físicas ou jurídicas, informando tecnicamente sobre os processos e os requisitos para análise do patrocínio, zelando pela aplicação desta Política.

 

5.1 Proposta de Patrocínio com Incentivos

A AMAGGI poderá patrocinar projetos, desde que atendidos os itens acima desta política, enquadrados em legislações ou fundos federais, estaduais e municipais de incentivo que permitam a dedução fiscal por parte da empresa apoiadora. As propostas poderão ser enviadas até o final de outubro de cada ano, de forma a permitir a análise por parte da AMAGGI até dezembro do mesmo ano, quando há a confirmação da disponibilidade ou não de recursos para projetos incentivados.

 

5.2 Proposta de Patrocínio sem Incentivos

A AMAGGI poderá patrocinar projetos, desde que atendidos os itens acima dessa política. As solicitações propostas de patrocínio sem incentivos devem seguir as orientações do item 4.2. É recomendado registrar a solicitação com no mínimo, 30 (trinta) dias de antecedência à data de início do projeto, de forma a permitir a tempo hábil para análise. Alguns exemplos de patrocínio enquadrados na modalidade sem incentivo são: feiras ou congressos agropecuários, simpósios, eventos que estejam relacionados à atuação da AMAGGI.

 

5.3 Prestação de Contas

5.3.1 As evidências e prestação de contas deverão ser anexadas no sistema interno da Companhia em até 45 (quarenta e cinco) dias após a conclusão prevista na solicitação.

5.3.2 Em nenhuma hipótese o solicitante poderá aplicar os recursos financeiros em Objeto diferente daquele acordado no Contrato de Patrocínio;

5.3.3. Não serão aceitos comprovantes de despesas efetuadas com data anterior a assinatura do instrumento contratual;

5.3.4 A prestação de contas deve ser entendida como todo registro documental, fotográfico, audiovisual e digital que comprove a doação ou o patrocínio;

5.3.5 Para o patrocínio com incentivo fiscal, a comprovação financeira deverá ser feita pelo solicitante junto ao órgão público aprovador do projeto dentro do prazo estabelecido pela legislação. Uma vez realizada a comprovação para o órgão público, o solicitante deverá também realizar a prestação de contas junto à AMAGGI conforme critérios descritos no item 5.3.1.

5.3.6 A não utilização do investimento feito pela AMAGGI no projeto para o fim pretendido, acarretará à patrocinada as sanções previstas no contrato de patrocínio, bem como sanções especificas dos órgãos públicos ao qual o projeto foi aprovado para captação de recurso.

5.3.7 O processo só será considerado encerrado via sistema pela área de Compliance após análise das evidências da efetiva comprovação da doação ou patrocínio.

Obs.: Caso a solicitante identifique que, por razões alheias, que necessitará de um prazo maior que 45 dias para apresentar a prestação de contas, deverá encaminhar para o e-mail compliance@amaggi.com.br, a solicitação de alteração do prazo e a justificativa desta necessidade para avaliação do departamento de Compliance.

 

6 CONCESSÃO DE DOAÇÕES DE BENS OU RECURSOS FINANCEIROS

 

6.1 As doações podem ser caracterizadas como:

6.1.1 Bens materiais: Caracteriza-se por móveis, equipamentos, veículos, livros, uso e consumo, ferramentas entre outros, que já não atendam às necessidades da companhia, mas que estejam em bom estado e que possam ser doados para outras organizações. Se dará preferência a organizações do terceiro setor, alinhadas com a Fundação André e Lucia Maggi.

6.1.2 Doação de alimentos perecíveis e não perecíveis: Para este tipo de doação, é necessário que a unidade doadora se resguarde pela qualidade dos alimentos doados (prazo de vencimento, estado de conservação, etc) no que tange a normas fiscais, sanitárias e ambientais da ANVISA. Além disso, deve-se respeitar o processo de compra e aquisição dos mesmos pelo centro de custo e conta contábil mais adequados para a finalidade de controle das doações externas.

6.1.3 Recursos financeiros: A solicitação de recursos financeiros se dará pelos meios descritos anteriormente nesta norma e a sua aprovação dependerá dos recursos alocados pela área/unidade e do correto procedimento interno para a concretização da doação.

 

6.2 Doação de Imobilizados

Consultar DE-0095 Política de Gestão de Imobilizado.

 

6.3 Prestação de Contas

Para todos os casos de doações, quando aplicável, deverá ser emitido e assinado um Recibo de Doação entre as partes, que conste os dados fiscais necessários para o lançamento contábil e fiscal da AMAGGI.

A instituição beneficiária também poderá encaminhar outros documentos que achar pertinente à prestação de contas, seja recibo próprio da entidade, comprovante de transferência bancária, relatório institucional, fotos, entre outros.

 

7 RESPONSABILIDADES, EXCEPCIONALIDADES E DISPOSIÇÕES GERAIS

Todos os colaboradores são individualmente responsáveis por assegurar o cumprimento deste documento em complementaridade com o Código de Ética da AMAGGI e com as legislações e regulamentações vigentes.

Qualquer descumprimento das diretrizes aqui descritas deverá ser reportado por meio do Canal Confidencial da AMAGGI no 0800 647 0004 ou no site https://canalconfidencial.com.br/amaggi.

É de responsabilidade dos gestores imediatos garantir que a sua equipe receba a orientação necessária para atenderem aos requisitos deste documento.

 

REFERÊNCIAS

Código de Ética da AMAGGI

PG-0001 Política de Integridade

DE-0095 Política de Gestão de Imobilizado

Ação Direta de Inconstitucionalidade (ADI) 4650, que resultou na declaração de inconstitucionalidade do financiamento de partidos políticos e campanhas eleitorais por pessoas jurídicas

Lei Federal nº 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção e que dispõe obre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública.